+32(0)15 43 66 20info@uman.be

START MET EEN EFFICIËNTE VERGADERING

Deze tip gaat over een bepaald soort vergadering die in elk bedrijf zou moeten gehouden worden en die we de “product meeting” noemen. Het is de vergadering of meeting waar alle aandacht gaat naar concrete resultaten die er verwacht worden van de medewerkers, alle medewerkers. M.a.w., wat werd er tot u nu toe geproduceerd, en wat zal er vandaag geproduceerd worden.

Een bedrijf is niet één groot blok maar is een logische aaneenschakeling van afdelingen die elk op zich verondersteld worden hun specifieke resultaten te bereiken. De verkoopafdeling staat in voor het binnenhalen van contracten, getekende bestelbonnen bij manier van spreken. De financiële afdeling zorgt dat er meer geld binnenkomt dan dat er buitengaat (dat is het langst vol te houden). In de operationele of productieafdeling wordt het product of de dienst van het bedrijf geproduceerd of geleverd. En zo is het voor elke afdeling in het bedrijf.

Hoe hou je nu die verschillende afdelingen allemaal “in lijn” met wat het bedrijf als geheel ideaal gezien zou moeten bereiken? Door heel regelmatig samen te zitten. Met iedereen? Niet nodig.

Telkens met alle medewerkers samen zitten zou te druk worden en niet echt efficiënt zijn. Het zijn de afdelingshoofden die dagelijks de koppen bij mekaar steken en eigenlijk – geheel voorbereid wat hun eigen domein betreft – kijken naar de volgende dingen:

  1. Waar staan we op dit ogenblik? Daar wordt het volgende mee bedoeld: wat is er al verkocht tot nu toe? Hoeveel geld is er al binnengekomen? Hoeveel werd er al geleverd? Als mensen goed voorbereid naar die vergadering komen, ligt die informatie in geen tijd op tafel.
  2. Wat gaan we vandaag doen? Hopelijk hebben je afdelingshoofden daar al goed over nagedacht vooraleer ze naar de meeting komen. Als dat niet zo is, dan kan je hen maar best even wijzen op hun verantwoordelijkheid (en hen natuurlijk ook helpen om het juist aan te pakken in de toekomst). De sales manager moet bv. weten hoeveel bezoeken zijn verkopers vandaag zullen afleggen. De personeelsdirecteur weet hopelijk hoeveel kandidaten er vandaag voor een sollicitatiegesprek staan ingepland. Als er niemand komt en er zijn vacatures, moet de personeelsdirecteur misschien een nieuwe advertentie schrijven. De persoon in financiën zou moeten weten hoeveel geld er ‘onder de klanten’ staat en welke van die klanten vandaag zullen gecontacteerd worden met het verzoek om te betalen. Enz.
  3. De laatste vraag die er gesteld wordt is de volgende: wie heeft er hulp nodig? Het is altijd mogelijk dat iemand het bos door de bomen niet meer ziet en dus hulp nodig heeft of dat er een dringend order moet afgewerkt worden en dat alleen een “alle hens aan dek” de boel kan redden. Dan wordt er gekeken hoe het zal aangepakt worden. Soms is er kunst- en vliegwerk nodig om het allemaal goed te doen verlopen. Daarvoor is die meeting zo vitaal voor een bedrijf. Dat zijn eerlijk gezegd eerder uitzonderingen. Meestal loopt het vlot als de afdelingshoofden regelmatig samenzitten en weten wat er van hen en hun medewerkers verwacht wordt.

Door in te gaan op die drie vragen, zet je de neuzen in dezelfde richting, wordt er rekening gehouden met de noden en wensen van anderen en kan er dus gecoördineerd worden. Die vergadering kan kort zijn, en moet ideaal gezien ook kort zijn (dat kan trouwens perfect als iedereen goed voorbereid naar de vergadering komt). In sommige bedrijven wordt er gesproken over de 9-uren-meeting (omdat de meeting elke dag om 9 uur plaatsvindt), in andere bedrijven spreekt men over de kick-off meeting, in nog een ander bedrijf wordt de naam 1-2-3 HUP gebezigd (letterlijk, aan het einde van de meeting wordt er gezegd “1-2-3 HUP, vlieg er maar in”).

Nog vragen? Bel of mail ons gerust!

Het U-MAN Team
015/34.25.66
info@uman.be

Wil je graag een duidelijk beeld hoe efficiënt  de samenwerking is tussen de verschillende afdelingen van je team? Onze “Organisatie Succes Test” (O.S.T.) geeft je een duidelijk beeld. Klik hier om de test te doen.

Reageren op dit bericht