+32(0)15 43 66 20info@uman.be
HOE VERMIJD JE DAT JE STEEDS AFGELEID WORDT?

Dit is een vraag die blijkbaar veel mensen bezighoudt. Hoe kan je voorkomen of vermijden dat je door andere interesssante (of erger nog, minder interessante) mensen of dingen afgeleid wordt?

Over dit onderwerp is al veel inkt gevloeid en het laatste woord is er nog niet over gezegd. Een ding kunnen we met zekerheid stellen, als je veel afgeleid wordt, zal je je doel minder gemakkelijk of in het slechtste geval zelfs niet bereiken.

Er zijn een aantal remedies, de ene remedie al drastischer dan de andere.

Je kan je afzonderen van de rest van de wereld. Dan word je hoogstwaarschijnlijk niet meer gestoord of afgeleid. De kans is dan jammer genoeg ook erg groot dat je niet meer gebeld wordt, niets meer verkoopt, geen klanten meer over de vloer krijgt, geen personeel meer tegenkomt, enz. Waarschijnlijk is je bedrijf dan ook al op de fles gegaan. Dat kan dus niet de bedoeling zijn.

Een andere, veel betere remedie bestaat erin een heel duidelijk beeld te hebben van wat je wil bereiken. Welk ‘doel’ streef je na en waarom? Dat is vaak heel duidelijk in de sport. Goede sportlui hebben bijna allemaal het volgende gemeen, ze willen echt ‘winnen’ en ze ‘focussen’ zich heel sterk daarop. Nog een kenmerk dat je bij veel sportlui terugvindt, is ‘discipline’. Ze slagen erin om hun aandacht echt te focussen op het doel dat ze willen bereiken en ze zijn bereid om daar heel veel voor te doen. Niet onbelangrijk, ze zijn ook bereid om daar heel veel voor te laten. Dat is discipline. Goede sportlui laten zich zelden afleiden door allerhande andere factoren. Hun coach helpt hen om de focus op het doel te houden zonder de discipline te laten verzwakken.

Als al je medewerkers met zo een ingesteldheid zouden werken in jouw bedrijf, dan zouden de resultaten er misschien wel eens heel anders kunnen uitzien.

Jij bent de coach die hen daarbij kan helpen. Hoe? Zit samen met je medewerkers en werk met hen uit wat het doel is dat ze zouden moeten bereiken in hun functie. Laat het niet bij een losse babbel daarover, zet het duidelijk op papier en zorg ervoor dat het ook meetbaar is.  Als het op papier staat, is het iets waar je medewerker steeds kan op terugvallen in de toekomst. Eens je dat gedaan hebt, maak je – ook samen met de medewerker – een degelijke en liefst zo volledig mogelijke lijst van alle acties die er nodig zijn om dat doel te bereiken. Hoe hou je bij je medewerkers de focus op het doel? Door regelmatig naar het doel te kijken. Je kan dat, afhankelijk van het niveau in het bedrijf, doen op dagelijkse of wekelijkse basis. Als je met je bedrijf een bepaalde omzet wil behalen op jaarbasis, dan is het heel goed om regelmatig te kijken hoever je staat in het bereiken van dat doel. Wekelijks de omzetcijfers onder de loep nemen is het minste wat er van je verwacht wordt. Voor elke verkoper stel je een budget voorop en wekelijks bekijk je hoever ze staan. Als je wacht tot op het einde van het jaar en je komt dan tot de onaangename ontdekking dat je verkoop veel te laag zit, dan kan je niets meer doen om de meubelen te redden. Als je daarentegen op het einde van elke maand naar de verkoopcijfers kijkt, kan je al heel snel weten of je goed bezig bent, of daarentegen dringend moet bijsturen om het tij te doen keren.

Op het uitvoerende niveau in je bedrijf is het aangewezen om dagelijks de stand van zaken te overlopen met je directe medewerkers. Je bekijkt ook wat ze voor die dag gepland hebben en je kijkt bovendien wie er hulp nodig heeft. Zo zet je dus iedereen aan het werk, met een duidelijk doel voor ogen en gemotiveerd om voor dat doel te gaan.

Het kader is geschetst. Wat als iemand nu te veel afgeleid wordt? Dan kan je gaan uitzoeken hoe dat komt. Wie stoort je in je job? Hou gedurende een aantal dagen een lijstje bij van de mensen die beroep op je doen, je storen, vragen hebben, enz. Na een paar dagen kan je de boel analyseren en uitzoeken wie de stoorzenders zijn. Het is te vroeg om conclusies te trekken. Nu moet je gaan analyseren waarom die mensen je storen. Dat kan verschillende redenen hebben.

  • Is het omdat je hen onduidelijke opdrachten hebt gegeven? Dat kan je aanpakken. Je kan zelf duidelijker worden in je communicatie en betere opdrachten geven.
  • Is het omdat ze hun job nog niet kennen? Dan is het aangewezen om hen verder op te leiden zodat ze hun job beter leren kennen en daarna verder kunnen zonder je hulp. Ron Hubbard omschrijft het als volgt:Een kenmerk van de leidinggevende is dat hij met mensen om kan gaan en in staat is hen te helpen begrip te ontwikkelen van hun taken, …”.
  • Is het omdat ze liever lui zijn dan moe? Dan heb je misschien verkeerd aangeworven (ook dat bestaat jammer genoeg) en is het aan jou om te oordelen of je met die betrokken persoon verder wil of niet.  Misschien moet je hen op een andere manier aansturen. Misschien moeten ze aangepord worden om een tandje bij te steken. Wat in elk geval helpt, is waardering. Met waardering bereik je zoveel gemakkelijker resultaten met mensen.
  • Wat doe je als je vindt dat je voortdurend door je klanten gestoord wordt? Eigenlijk moet je dan heel  blij zijn, het zijn namelijk de klanten die ervoor zorgen dat je je omzet haalt. Als het toch echt de spuigaten uitloopt, kan je het zo regelen dat je dagelijks een aantal uren niet mag gestoord worden door klanten. Meestal overleven je klanten dat wel. Bekijk toch ook eens of er niet iemand anders in je bedrijf is die je klant heel goed kan verder helpen (durf te delegeren). Als dat niet zo is, is het waarschijnlijk heel verstandig om iemand op te leiden die de klanten kan verder helpen zodat je niet de enige bent in het bedrijf. Het zou ook kunnen dat de werklast echt wel te hoog geworden is en dat er dus ruimte is voor een extra kracht. Het is ook een van de taken van een leidinggevende om ervoor te zorgen dat de werklast regelmatig bekeken wordt en indien nodig aangepast wordt.

Meer vind je hierover in de cursus Team 4 “Efficiënt delegeren en succesvol leidinggeven”.

Veel succes met het toepassen van deze tip.

Hartelijke groeten en tot de volgende keer!

Het U-MAN Team

Reageren op dit bericht